تم إنشاء لجنة التدقيق والمخاطر والامتثال لمساعدة مجلس إدارة مصرف عجمان في الوفاء بمسؤولياته الرقابية لضمان الامتثال التام لما يلي وفقاً للقانون المعمول به ...

الغرض

لمساعدة مجلس إدارة مصرف عجمان في الوفاء بمسؤولياته الرقابية لضمان الامتثال الكامل لما يلي وفقاً للقانون المعمول به:

• عملية إعداد التقارير المالية.
• نظام الرقابة الداخلية على التقارير المالية
• عملية التدقيق
• عملية رصد الامتثال للقوانين واللوائح وأحكام السلوك.

الصلاحيات

تتمتع لجنة التدقيق بسلطة إجراء التحقيقات أو إعطاء الإذن بها في أي مسائل تقع ضمن نطاق مسؤوليتها. وعلى وجه التحديد، فإنها مخوَّلة بما يلي:

• الاستعانة بمستشار خارجي أومحاسبين أومحققين أوغيرهم من المهنيين لتقديم المشورة إلى لجنة التدقيق أو المساعدة في إجراء تحقيق.
• السعي للحصول على أي معلومات تطلبها من الموظفين - وجميعهم ملزمون بالتعاون مع طلبات لجنة التدقيق - أو الأطراف الخارجية.
• مقابلة مسؤولي المصرف ومدققي الحسابات الخارجيين والمستشار العام والمستشار الخارجي عند الضرورة.
• تتخذ جميع القرارات بالأغلبية البسيطة.  ويكون صوت الرئيس هو المرجح في حالة تعادل الأصوات.

تكوين اللجنة

• تتكون لجنة التدقيق من ثلاثة أعضاء غير تنفيذيين من مجلس الإدارة.
• تتألف غالبية أعضاء لجنة التدقيق من أعضاء مستقلين على دراية بالشؤون المالية. كما يجب أن يكون لدى عضو واحد على الأقل خبرة في إعداد التقارير المالية.
• مجلس الإدارة هو من يقوم بتعيين أعضاء لجنة التدقيق ورئيس لجنة التدقيق.
• لا يمكن لرئيس مجلس الإدارة أن يكون عضواً في لجنة التدقيق.
• يقوم رئيس اللجنة بتعيين سكرتيرا" للَجنة.

الاجتماعات

• تجتمع لجنة التدقيق مرة واحدة على الأقل كل ثلاثة أشهر (أربع مرات في السنة)، مع صلاحية عقد اجتماعات إضافية حسبما تقتضيه الظروف . كما يُتوقع من جميع أعضاء لجنة التدقيق حضور كل اجتماع شخصياً أو هاتفياً أو عبر تداول الوثائق.
• يجب حضور أغلبية الأعضاء من أجل تحقيق النصاب القانوني في الاجتماع.
• يجوز للجنة التدقيق دعوة أعضاء الإدارة أو الهيئات التنظيمية أو المدققين أو غيرهم لحضور الاجتماعات وتقديم المعلومات ذات الصلة بحسب الضرورة. وسيتم إعلام كل هؤلاء المدعوين بالتزامهم الدائم بالسرية التامة في بداية كل اجتماع. كما يجوز للجنة التدقيق عقد اجتماعات خاصة مع المدققين والجلسات التنفيذية كما تراه مناسباً.
• يتم إعداد جداول أعمال الاجتماعات وتقديمها مسبقاً للأعضاء، إلى جانب تحضير مواد الإحاطة المناسبة. كما يتم إعداد محاضر الاجتماعات وتقديمها دون تأخير.

المسؤوليات

تتولى لجنة التدقيق المسؤوليات التالية:

البيانات المالية

• مراجعة القضايا المحاسبية والتقارير الهامة - بما في ذلك المعاملات المعقدة أو غير العادية والمجالات التي تعتمد بشكل كبير على الأحكام - بالإضافة إلى التصريحات المهنية والتنظيمية الحديثة، وملاحظة تأثيرها بشكل رسمي على البيانات المالية.
• المراجعة مع الإدارة والمدققين الخارجيين لنتائج التدقيق، بما في ذلك أي صعوبات تواجههم.
• مراجعة البيانات المالية السنوية (والمرحلية حسب الحاجة) والنظر فيما إذا كانت كاملة ومتوافقة مع المعلومات المتوفرة لدى أعضاء لجنة التدقيق وتعكس مبادئ المحاسبة الملائمة ، وفقاً للمعايير الدولية لإعداد التقارير المالية (IFRS).
• مراجعة الأجزاء الأخرى من التقرير السنوي قبل إصداره والنظر في دقة واكتمال المعلومات الواردة فيه ومدى توافقها مع البيانات المالية.
• مراجعة جميع المسائل المطلوبة مع الإدارة والمدققين الخارجيين لإبلاغ لجنة التدقيق بموجب المعايير الدولية للتدقيق.
• فهم كيفية تطوير الإدارة للمعلومات المالية المرحلية، وطبيعة ومدى مشاركة المدققين الداخليين والخارجيين في إعدادها ومراجعتها.
• مراجعة التقارير المالية المرحلية مع الإدارة والمدققين الخارجيين. وتحديد ما إذا كانت كاملة ومتسقة مع المعلومات المعروفة لأعضاء لجنة التدقيق.

التدقيق الداخلي

• مراجعة واعتماد الميثاق والخطط والهيكل التنظيمي لوظيفة التدقيق الداخلي مع الإدارة ومدير إدارة التدقيق الداخلي.
• التأكد من عدم وجود قيود أو حدود غير مبررة، والمراجعة والموافقة على تعيين مدير إدارة التدقيق الداخلي أو استبداله أو فصله.
• مراجعة فعالية وظيفة التدقيق الداخلي بشكل منتظم ، والاجتماع بشكل منفصل مع مدير التدقيق الداخلي لمناقشة أي مسائل تعتقد لجنة التدقيق أو المراجعة الداخلية أنه يجب مناقشتها بشكل خاص.
• مراجعة تقارير التدقيق الداخلي والتوصية للمجلس بخطوات العمل المطلوبة للتخفيف من القضايا والثغرات التي كشفها التدقيق الداخلي.

التدقيق الخارجي

• مراجعة نطاق ونهج التدقيق الذي اقترحه المدققون الخارجيون، بما في ذلك تنسيق جهود التدقيق مع التدقيق الداخلي.
• مراجعة تقارير المدقق الخارجي ومناقشة قضايا المحاسبة والتدقيق الهامة مع المدققين الخارجيين لمصرف عجمان.
• مراجعة أداء المدققين الخارجيين وإعطاء الموافقة النهائية على تعيين أو إنهاء خدماتهم.
• مراجعة وتأكيد استقلالية المدققين الخارجيين بالحصول على بيانات من المدققين حول العلاقات بين المدققين و مصرف عجمان، بما في ذلك الخدمات التي لاتمت للتدقيق بصلة.
• الإجتماع بشكل منفصل مع المدققين الخارجيين لمناقشة أي مسائل تعتقد لجنة التدقيق أو المدققون أنه يجب مناقشتها بشكل خاص.

الامتثال

• مراجعة فعالية نظام مراقبة الامتثال للقوانين والأنظمة ونتائج تحقيق الإدارة ومتابعتها (بما في ذلك الإجراءات التأديبية) لأي حالات عدم امتثال.
• مراجعة نتائج أي فحص من قبل مدققي الحسابات الحكوميين، وأي ملاحظات مدقق حسابات.
• مراجعة عملية توصيل قواعد السلوك لموظفي مصرف عجمان، ومراقبة الامتثال لها وتطبيقها.
• الحصول على تحديثات منتظمة من الإدارة والمستشار القانوني فيما يتعلق بمسائل الامتثال.
• ضمان امتثال مصرف عجمان للوائح مكافحة غسيل الأموال والتشريعات الأخرى ذات الصلة الصادرة عن المصرف المركزي الإماراتي و / أو ESCA.

مسؤوليات  تقديم التقارير:

• تقديم تقارير منتظمة إلى مجلس الإدارة حول أنشطة لجنة التدقيق والقضايا والتوصيات ذات الصلة.
• توفير قناة مفتوحة بين إدارة التدقيق الداخلي ومدققي الحسابات الخارجيين ومجلس الإدارة.
• تقرير سنوي، يصف تكوين لجنة التدقيق ومسؤولياتها وكيفية تصريفها، و
• مراجعة أي تقارير أخرى تتعلق بمسؤوليات لجنة التدقيق.

مسؤوليات أخرى

• القيام بأنشطة أخرى تتعلق بهذا الميثاق بناء على طلب مجلس الإدارة.
• مراجعة تقرير التفتيش الصادر عن المصرف المركزي (حيثما ينطبق ذلك) وتوصية مجلس الإدارة بخطوات العمل المطلوبة للتخفيف من المشكلات المثارة (إن وجدت).
• الفتح والإشراف على التحقيقات الخاصة حسب الحاجة.
• مراجعة وتقييم مدى كفاية ميثاق لجنة التدقيق سنوياً وطلب موافقة المجلس على التغييرات المقترحة.
• التأكيد سنوياً على تنفيذ جميع المسؤوليات الموضحة في هذا الميثاق.
• الاتصال بلجان التدقيق للبنوك الأخرى لضمان اتساق النهج.